7 choses que les responsables informatiques doivent savoir à propos de Lotus Notes

7 choses que les responsables informatiques doivent savoir à propos de Lotus Notes, de IBM à HCL Notes et HCL DOMINO

Votre entreprise utilise Lotus Notes et les serveurs Domino. Vous ne profitez probablement pas pleinement de cette puissante application d’entreprise.

Lorsque les mots “Lotus Notes” sont mentionnés dans les couloirs de votre service informatique, vous entendez probablement une série de réponses du “C’est encore là?” au “Notes est un élément essentiel de notre portefeuille d’applications, et nous ne pourrions pas offrir de valeur sans lui.” Pour une application de collaboration d’entreprise importante qui existe depuis plus de deux décennies, il est surprenant que tant de professionnels de l’informatique aient encore du mal à expliquer ce qu’est Notes et Domino, ce qu’il fait et comment il s’intègre dans l’infrastructure informatique.

Lotus Notes est le couteau suisse du développement d’applications. En analogie, il tranche et il coupe à la fois le cuir et les tomates. Cette extrême flexibilité signifie que Notes ne rentre pas parfaitement dans une seule catégorie de logiciel dans sa définition et sa fonctionnalité. Mais cela signifie également que votre investissement dans Notes et Domino peut fournir bien plus qu’un simple courrier électronique à votre organisation. Tirez-vous parti de ce qu’il peut faire?

1. Notes, c’est bien plus que juste un e-mail

Avec une utilisation quasi-universelle du courrier électronique comme outil de communication d’entreprise, les utilisateurs de Notes passent une grande partie de leur temps dans leurs courriers électroniques. Cela tend à conduire au débat sans fin, qui est le meilleur : Lotus Notes ou Microsoft Exchange ? En réalité, c’est une comparaison déraisonnable.

Si vous utilisez Lotus Notes comme juste une application de messagerie électronique, vous pourriez faire beaucoup mieux (et économiser beaucoup d’argent). Téléchargez un agent de transfert de messagerie open-source (MTA) comme Sendmail et un client de messagerie open-source comme Thunderbird, et vous avez du courrier électronique. Historiquement, le client de messagerie Notes n’a pas été le meilleur de sa catégorie et en tant que tel a souffert des comparaisons avec le client de messagerie Outlook de Microsoft. Mais c’est ce que Lotus Notes offre au-delà du client de messagerie qui le rend si précieux pour l’entreprise.

En plus de ses capacités de messagerie électronique, Lotus Notes est également une plate-forme de développement d’applications rapide et complète. Notes utilise un magasin de données semi-structuré qui permet la création et le traitement de documents. Les documents sont affichés à l’utilisateur sous forme de formulaires, qui révèlent les champs pertinents de l’application. Cela signifie que vous pouvez utiliser Notes pour créer des applications de workflow électroniques qui peuvent créer des demandes, notifier les approbateurs par e-mail et traiter les demandes une fois l’approbation accordée.

Par exemple, une application de rapport de dépenses construites sur la plateforme Notes pourrait permettre aux utilisateurs d’entrer leurs dépenses, d’acheminer le document à leurs superviseurs pour approbation (peut-être avec un niveau d’approbation supplémentaire si le montant dépasse une certaine limite), puis de générer un avis au service comptabilité de rembourser l’utilisateur.

Un autre exemple pourrait être un formulaire de demande d’informations sur votre site Web d’entreprise. Une fois le formulaire rempli et le bouton Soumettre cliqué, Notes pourrait acheminer la demande vers le service approprié et suivre son exécution.

2. Notes et Domino est une plate-forme de développement d’applications puissante et ouverte

Un objectif de nombreuses organisations veut éviter d’être trop étroitement lié à un seul fournisseur ou à une seule technologie. La nature exclusive des technologies peut limiter les choix futurs de l’entreprise en matière de mise à niveau ou d’intégration avec d’autres plates-formes.

Les applications conçues pour Notes intègrent une grande variété de technologies standard ouvertes, telles que JavaScript, HTML, Java et LotusScript (un proche parent de Visual Basic). Les développeurs qui connaissent déjà certaines de ces technologies peuvent rapidement se familiariser avec le développement d’applications Notes, produisant très rapidement des applications de workflow complexes.

Pour créer des applications Notes, les développeurs utilisent le client Designer pour créer et modifier toutes les différentes parties d’une application Notes, telles que les formulaires, les vues et les agents. Il peut être consulté et testé dans le client Notes ou dans un navigateur Web. En termes de productivité, les développeurs font beaucoup de travail avec très peu d’efforts.

Mais les applications Notes utiles ne nécessitent pas toujours l’attention du service informatique. Il est courant dans Notes pour les utilisateurs expérimentés de développer des applications qui répondent à un besoin tactique, avec peu d’assistance informatique.

D’autre part, l’interface facile à utiliser de Designer peut historiquement être une frustration parfois pour les développeurs haut de gamme. La version de Notes / Domino (version 8) dispose d’un IDE basé sur Eclipse, ce qui facilite la tâche de certains des développeurs – pour lesquels Eclipse est leur environnement natif – permettant facilement de produire des applications de haute qualité.

3. Notes est le client, Domino est le serveur

Notes, Domino, Notes / Domino … Comment s’appelle vraiment ce logiciel ?

Le nom complet de l’offre logicielle d’IBM est IBM Lotus Notes et Domino (aujourd’hui HCL Notes et HCL Domino). Lotus Notes fait référence au client Notes, installé sur l’ordinateur personnel de l’utilisateur et utilisé pour accéder à la fois aux fichiers courrier et aux applications Notes.

Domino est le composant serveur de l’équipe Notes / Domino et s’exécute sur différents systèmes d’exploitation. Lorsqu’un utilisateur se connecte à la réplique de serveur de sa base de données de messagerie à l’aide du client Notes, c’est le serveur Domino qui diffuse le contenu de la base de données de messagerie de l’utilisateur. Le serveur Domino est également responsable du contrôle de l’accès et de la sécurité des fichiers courrier et des bases de données d’application.

Le serveur Domino dispose d’un modèle de sécurité robuste qui peut contrôler l’accès aux documents Notes jusqu’au niveau du champ. Cela inclut à la fois l’accès utilisateur basé sur l’ID Notes de l’utilisateur, ainsi que le chiffrement de la base de données et du trafic réseau.

Notes et Domino fonctionnent sur un bon nombre de systèmes d’exploitation. Cette attention portée à la prise en charge multiplateforme signifie que les services informatiques peuvent utiliser les serveurs existants et l’architecture du centre de données pour consolider le matériel et maîtriser les coûts.

4. Notes à une longue histoire de compatibilité descendante

L’une des caractéristiques les plus impressionnantes de Notes est son niveau de compatibilité descendante entre les versions. Il est possible de reprendre une application Notes intégrée à la version 1 en 1989 et de l’exécuter dans la version actuelle de Notes sans avoir besoin de convertir ou de réécrire l’application. Nous ne parlons pas d’applications vitrines, mais d’applications héritées du monde réel qui donnent toujours une bonne valeur à l’organisation et ne nécessitent aucune amélioration des fonctionnalités. Peu d’applications logicielles peuvent se vanter de la compatibilité entre les versions comme Notes. Cela signifie que votre investissement dans le développement d’applications continue de rapporter de la valeur dans le futur.

Souvent, une migration de serveur Domino consiste à exécuter l’utilitaire d’installation de la dernière version. En aussi peu que 15 minutes, le serveur est mis à niveau. Toutes les applications intégrées aux versions antérieures de Notes continuent de fonctionner sans conversion nécessaire.

5. La réplication vous permet de travailler à la fois en ligne et hors ligne.

Les travailleurs d’aujourd’hui ne viennent pas au bureau à 9h00 et partent à 17h00. Ils sont toujours actifs et doivent pouvoir accéder à leurs données, qu’une connexion réseau soit disponible ou non. Le client Notes répond à cette exigence en répliquant les données entre le serveur et les versions locales de vos fichiers et applications de messagerie. Il fait partie des fonctionnalités les plus anciennes et les plus appréciées de Notes, pour une bonne raison.

Lorsqu’une connexion réseau existe, Notes synchronise les données entre le serveur et le client. La réplication se produit au niveau du champ, de sorte que deux personnes peuvent mettre à jour différents champs dans le même document (comme une facture ou une demande de voyage); le serveur fusionne les mises à jour afin que le document affiche les deux ensembles de modifications. Personne d’autre n’a jamais atteint ce niveau de sophistication de synchronisation, en particulier parce qu’il est si sans problème que la fonctionnalité est généralement invisible.

Les utilisateurs de messagerie Notes répliquent leurs fichiers courrier vers des versions locales sur leur ordinateur portable, afin de pouvoir être productifs hors ligne. Lorsqu’ils se connectent à nouveau au réseau, toutes les modifications sont répliquées avec le serveur et les messages sont envoyés aux personnes appropriées. Cela s’applique aux bases de données et applications Notes, pas seulement aux e-mails.

6. Les applications Notes peuvent être créées à la fois pour le client Notes et pour les navigateurs Web

Une partie de la flexibilité de Notes est que vous pouvez créer à la fois des applications clientes Notes et des applications accessibles via un navigateur Web. Domino dispose d’un serveur HTTP intégré qui rend le contenu en fonction des demandes HTTP normales. Domino prend la conception et les données de l’application et les rend en HTML pour le navigateur. C’est un moyen rapide de migrer une application héritée interne vers un intranet ou un extranet.

Étant donné que vous pouvez fournir à la fois le contenu du client et du navigateur Notes à partir de la même source, votre investissement dans le développement d’applications peut être plus rentable pour les utilisateurs finaux.

7. Notes n’est pas mort

Notes a été déclaré mort plusieurs fois. Lorsque le Web est apparu, certaines Notes ont été remplacées par des navigateurs Web. Lorsque Java est devenu la nouvelle plateforme de développement, beaucoup pensaient que Notes serait remplacé par une architecture Java Enterprise à part entière. Et maintenant que Microsoft a une offre de collaboration populaire dans SharePoint, certains prédisent à nouveau la disparition de Notes.

Non seulement Notes a survécu, mais il s’est adapté et a prospéré. IBM a ajouté des fonctionnalités Web au serveur Domino il y a longtemps, lorsque les applications intranet sont devenues une exigence métier. Java est devenu un autre langage pris en charge dans l’environnement de programmation Notes. Notes Domino version 8 a ajouté la possibilité de créer des applications composites. Autrement dit, ces applications permettent aux développeurs de mélanger les données et les fonctionnalités des applications Notes ou non-Notes afin qu’autant la fin de Notes et le début d’une application différente deviennent transparents. Par exemple, une application SAP peut interagir avec une application Notes, partager et mettre à jour des données entre les deux plates-formes.

Avec le rythme rapide de l’innovation exigé ces jours-ci, il est tentant d’être à la recherche de cette solution miracle qui résout tous vos problèmes technologiques et commerciaux. Malheureusement, elles n’existent pas dans notre domaine. Plutôt que d’être distrait par le dernier outil à la mode, prenez du recul et demandez-vous si vous tirez le meilleur parti de ce que vous avez déjà. IBM Lotus Notes et Domino est bien plus qu’un simple e-mail et vous devriez tirer le maximum de votre investissement.